- Dr. Luis (Luigi) Amendola, PhD.
- Artículos
- Excelencia Operacional, Gestión de activos, Innovación, Transformación digital
RESUMEN
A través de los años, la realidad tecnológica en el área dedicada a la gestión del mantenimiento de activos ha ido evolucionando de sólo atender a la etapa de Mantenimiento hacia la administración integral del ciclo de vida de los activos, estos son los llamados Enterprise Asset Management (EAM) – CMMS (Computerized Maintenance Management System). Los EAM – CMMS permiten una adecuada gestión de los activos físicos. Desde más de una década los EAM – CMMS han venido evolucionando conforme las empresas han ido descubriendo la necesidad y verdadero valor de tener una visión integral de su portafolio de activos físicos. Esto implica lograr el uso eficiente de los recursos a nivel de operaciones (propios y de terceros), gestión eficiente de todas las etapas de su ciclo de vida, evaluación de contratistas, gestión de los costos asociados a las actividades de operación y mantenimiento, gestión confiable de los principales indicadores técnico-económicos asociados a la gestión de activos físicos. El objetivo es lograr una óptima planificación de actividades a lo largo de todo el ciclo de vida de los activos y provisión de recursos basado en datos y no en suposiciones. En este sentido la necesidad e importancia de contar con datos confiables, disponibles y actualizados van orientados a apoyar la toma de decisiones oportuna. Ante este enfoque suelen surgir preguntas que durante mis asesorías en más de 25 países realizan en las empresas de diferentes sectores que desean evolucionar en la gestión de sus activos, me preguntan: ¿Cómo saber si estamos usando plenamente el EAM-CMMS? ¿Cómo saber que contamos con el EAM-CMMS adecuado? ¿Cómo saber cuál es el EAM-CMMS que se adapta a nuestras necesidades? ¿Cómo saber que requerimos un EAM-CMMS? ¿Cómo saber que estamos seleccionado el EAM-CMMS más adecuado? ¿Estamos sacando el mayor provecho en nuestros sistemas? Es este sentido en estos artículos se presentan los requerimientos y aspectos críticos que toda empresa deberá cumplir para lograr la Gestión Optimizada del mantenimiento de Activos alineado a la ISO 55001 apoyado en la tecnología de la información y cómo las organizaciones pueden capitalizar el uso de sus funciones.
Palabras clave: Capex; Opex; Rentabilidad; Costos; Inversión
1. INTRODUCCIÓN
Desde más de una década los EAM – CMMS han venido evolucionando conforme las empresas han ido descubriendo la necesidad y verdadero valor de tener una visión integral de su portafolio de activos. Esto implica lograr el uso eficiente de los recursos a nivel operación (propios y de terceros), gestión eficiente de todas las etapas de su ciclo de vida, evaluación de contratistas, gestión de los costos asociados a las actividades de operación y mantenimiento, gestión confiable de los principales indicadores técnico-económicos asociados a la gestión de mantenimiento de activos. El objetivo es lograr una óptima planificación de actividades de mantenimiento y provisión de recursos basado en datos y no en suposiciones.
En este sentido la necesidad e importancia de contar con datos confiables, disponibles y actualizados van orientados a apoyar la toma de decisiones oportuna. Por lo que es una gran importancia contar con un EAM-CMMS para la Gestión de Mantenimiento de Activos. Ante este enfoque suelen surgir preguntas en las empresas que desean evolucionar en la gestión de sus activos ¿Cómo saber que contamos con el EAM-CMMS adecuado? ¿Cómo saber cuál es el EAM-CMMS que se adapta a nuestras necesidades? ¿Cómo saber que requerimos un EAM-CMMS? ¿Cómo saber que estamos seleccionado el EAM-CMMS más adecuado? ¿Estamos sacando el mayor provecho en nuestro sistema? Es preciso que la industria sepa identificar los aspectos relevantes para su negocio en cuanto al uso de un EAM-CMMS y los puntos relevantes que generarán valor con su implementación.
El estándar ISO 55001 como guía de las buenas prácticas para la gestión óptima de activos físicos apuesta por un robusto y óptimo sistema de gestión de activos en el cuál se asegure que se preserva el conocimiento de los activos, información confiable y oportuna. Ello para la ISO 55001 representa un aspecto importante evidenciado en su requerimiento 7.5, 7.6 Información Requerida e Información Documentada [1].
En este artículo fruto de mi experiencia el objetivo es mostrar lo que es realmente es un EAM-CMMS.
2. MARCO TEÓRICO
Es importante considerar varios aspectos de relevancia acerca de los EAM – CMMS.
1. Qué es un EAM (Enterprise Asset Management)
Un Sistema de Activos Empresariales comúnmente llamado EAM (por sus siglas en inglés – Enterprise Asset Management), provee a las empresas de una herramienta de trabajo en tiempo real para la administración de todo el ciclo de vida de los activos y de análisis de información operativa muy valiosa, la capacidad de análisis para la toma de decisiones es amplia y se puede analizar la información bajo distintos criterios, ya sea con un fin específico de cada departamento relacionado a la operación y mantenimiento de los activos, como con un fin integral de eficiencia en la operación y resultados financieros de la gestión de los mismos.
2. Las principales características de un sistema EAM son:
- Brinda funcionalidad para administrar todo el ciclo de vida de los activos (Diseño, Adquirir, Implantar, Mantener, Operar, Retirar y Compromisos Residuales)
- Integración con los sistemas empresariales, contables, financieras, recursos humanos, sistemas operacionales, y cualquier otro sistema que intercambie datos de los activos
- Brindar una base de datos de respaldo para el Cumplimiento de Normativa de operación, seguridad y medio ambiente.
- Permite la Gestión Financiera y Costos de los Activos (mantenimiento, repuestos, contratos, personal, costos indirectos, servicios externos, traslados, herramientas, overhauls, reemplazos, etc.)
- Brinda herramientas para la planeación, programación y registro de la ejecución del mantenimiento correctivo, preventivo, predictivo.
- Brinda funcionalidad para el monitoreo de la operación con el fin de tener las alertas respectivas de parámetros de operación que estén fuera de rango y que sirven de base para el mantenimiento basado en condición y confiabilidad.
- Ayuda a la toma de decisiones a corto y largo plazo mediante el uso de Indicadores de gestión y herramientas para el análisis de estadísticas del comportamiento de los activos.
3. Los fundamentos de CMMS (Computerized Maintenance Management System)
El Sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es un software que se utiliza para rastrear y mantener activos y recursos en la unidad de mantenimiento de una organización. Permite a sus usuarios monitorear y registrar todos y cada uno de los trabajos de mantenimiento, al tiempo que mantiene un registro histórico del trabajo realizado y rastrea la información crítica de los activos para referencia futura.
4. Usando un CMMS
Una de las principales fortalezas de un CMMS es que es una herramienta de gestión de activos proactiva y dedicada. Puede gestionar todas las actividades de mantenimiento reactivo, preventivo, predictivo y confiabilidad.
La mayoría de las soluciones CMMS también ofrecen funciones avanzadas de gestión de inventario, asegurando que todas las piezas de repuesto y artículos en existencia estén disponibles para reparaciones y servicio. Los costos de funcionamiento son más bajos y ofrecen un ROI más rápido a través de una eficiencia mejorada, un menor tiempo de inactividad de los activos y una mayor esperanza de vida de los activos.
Los CMMS modernos son fáciles de implementar y los técnicos pueden detectarlos con bastante rapidez. Guardan toda la información crítica de los activos y le permiten utilizar funciones avanzadas de informes para mejorar sus decisiones de gestión de activos, como IIoT, Bigdata e Inteligencia Artificial. Brindan una base integrada de conocimiento de los activos con funcionalidad para almacenar todo tipo de información y documentos desde las fichas técnicas de activos, estructura de ubicaciones, documentos del mantenimiento, manuales de proveedores, planos, cotizaciones, documentos de compra, imágenes, fotos, etc. Esto ayuda según el modelo de Gestión Integral de Activos, Amendola, 1997, 2019, a preservar el conocimiento sobre los activos.
Figura 2. Metodología de Implementación del Asset Management Reliability, (Amendola. L, 1996, 2019 © Copyright PMM)
Para la operación de las empresas hoy en día el horizonte de tiempo mensual que es el de los estados financieros es demasiado largo para la toma de medidas correctivas o preventivas y no permite ser eficientes y competitivos, por tal motivo se requiere tener trazabilidad y mayor información de las áreas de operación del negocio como mantenimiento, logística, operaciones, etc.; para lograr mejores análisis de variables que impactan en la rentabilidad del negocio.
Para lograr tener visibilidad y controlar los gastos de la empresa se requiere tener la trazabilidad de las principales áreas que generan estos gastos; en las empresas industriales las principales áreas de generación de gastos son las áreas operativas y de mantenimiento. ¿Cómo controlar los gastos sin tener una herramienta de análisis de la operación y el mantenimiento?, ¿Cómo poder tomar decisiones al respecto si no se tiene la información disponible tanto de la historia de cómo se ha venido trabajando y los resultados obtenidos como la planificación de lo que se va a realizar? De la misma forma en que la implementación de sistemas nos van dando visibilidad de las áreas principales de ingresos de la empresa (sistemas comerciales) como de egresos de la empresa (sistemas logísticos); en el área de mantenimiento tener registradas todos los trabajos y el “cómo” de la ejecución nos permite tener visibilidad de si estamos realizando los trabajos eficientemente y vamos a obtener los resultados deseados.
El desarrollo de los sistemas para las áreas operativas y de producción de las empresas se debió a dos necesidades principales; el control de gastos en los activos físicos (mantenimiento) y el control de la producción (planes de producción).
5. La Función de Mantenimiento y gestión de activos
La función de mantenimiento y gestión de activos no es y nunca ha sido parte de la metodología ERP, considerando que el foco principal es el control de la producción, sin embargo, la gestión de activos es un área de clave de control, que tiene impactos importantes en la producción.
Los sistemas ERP desde su concepción, nacieron orientados para las industrias de manufactura, por ello sus bases no están orientadas para que sus funciones principales realicen la gestión de mantenimiento y menos aún una gestión integral de los activos. Por ello, para las empresas de uso intensivo de activos las funciones de un ERP son insuficientes para gestionar su principal foco de negocio, estas empresas tienen una gran dependencia de su disponibilidad y mejor uso de sus activos, convirtiéndose la función de gestión de activos en implicancia estratégica para lograr ventajas competitivas.
Por tal motivo necesitan complementar su gestión con un sistema EAM. CMMS que interaccione directamente con el ERP para lograr tener una visión y análisis de todas las áreas estratégicas de control de la empresa.
6. ¿Cuál es la necesidad de la industria en contar con un EAM (Enterprise Asset Management) – CMMS (Computerized Maintenance Management System), en la Gestión de sus Activos?
La forma de ser eficiente en las industrias es poder controlar los costos, para ello es importante conocer las áreas claves que impactan en los costos. El mantenimiento es un costo significativo en las industrias, dependiendo del tipo de industria puede significar del 30% al 45% del costo total, lo que lo convierte en una gran oportunidad para buscar eficiencia y mejores resultados financieros, asimismo un aumento en la disponibilidad de los activos significa un incremento en la capacidad de producción, por tal permite mejorar la planificación de la misma.
Entre los principales desafíos que actualmente tiene la gestión de activos podemos señalar:
- Automatización, hoy en día la forma más seguro y óptima para el manejo de la información en las diferentes áreas, los nuevos activos traen nueva tecnología y un almacenamiento local de datos exportable para análisis que requiere ser aprovechado y explotado para la gestión del conocimiento del activo.
- Complejidad, junto con la cantidad y diversidad de activos que se tiene en una empresa, se suma a ello que se están definiendo para todas las industrias políticas más estrictas y normativa de operación de los activos, seguridad, protección del medio ambiente y salud, todo ello hace que la gestión de los activos demande una gran cantidad de información de diversos aspectos.
- Conocimiento, por años el conocimiento de la operación y mantenimiento de los activos ha estado concentrado en las personas, sin embargo, este conocimiento no es transmitido de una persona a otra. Un sistema integrado de gestión de activos se convierte en una gran base de conocimiento e historial de los mismos.
Entre las preguntas y necesidades más comunes que tienen las empresas cuando están en la búsqueda de mayor eficiencia operativa, tenemos:
- ¿Cómo reducir los costos operacionales?
- ¿Qué tipo de organización y procesos debería tener para gestionar mis activos?
- ¿Qué funciones debería tercerizar?
- Qué información debería generar para el análisis de mis activos y cómo
- ¿Cómo debería operar y mantener los activos para optimizar calidad?
Estas interrogantes y otras salen a raíz que la gestión de activos requiere un cambio cultural, estamos acostumbrados en las áreas operativas a llevar registro de todo, ya sea manual o automatizado, desde siempre se ha tenido una cantidad enorme de información que se captura, se documenta, se audita; pero no se analiza integralmente, no se tiene la cultura de análisis de la información de manera integral. El análisis de las áreas operativas está limitado mayormente a revisar las estadísticas de fallas, parámetros típicos de operación y costos resultantes.
Algunas deficiencias de gestión que encontramos en las áreas de mantenimiento son:
- Comúnmente se gestiona Ordenes de Trabajo no se gestiona Activos, se lleva un registro completo de todos los trabajo de mantenimiento y se actualiza el historial del equipo, pero no se analiza si el plan de mantenimiento está dando buenos resultados para la vida útil del activo.
- Los sistemas CMMS/GMAO o EAM están subutilizados, solo se utiliza un promedio de 30% de la funcionalidad total enfocada principalmente en OTs y Costos, sin contar con la información completa de control de recursos, control de materiales, planificación de recursos en función de los planes de mantenimiento, etc.
- Se implementó un sistema y no se realizó el cambio cultural, los analistas y planificadores pasan 70% de su tiempo registrando información que al no ser analizada no brinda un beneficio real a la empresa, información que con una buena práctica de análisis y un cambio en la forma de trabajo llega a ser determinante para la toma de decisiones y la mejora requerida en la eficiencia operativa.
- Se implementó un sistema que no cuenta con la capacidad de análisis y monitoreo de la gestión, el trabajo a realizar para obtener la información y los escenarios de análisis del
sistema son pobres, por tal se invierte mucho tiempo para procesar la información y emitir los reportes de gestión.
4. RECOMENDACIONES EAM o CMMS
1. Beneficios del software CMMS
El software CMMS simplifica los procesos de mantenimiento al almacenar todos los datos en un formato digital, con soporte de IIoT. Le da acceso a datos completos, y las órdenes de trabajo se pueden enviar tan pronto como se encuentren problemas. Los trabajos de mantenimiento preventivo y predictivos se pueden programar de antemano con recordatorios de activación establecidos, lo que garantiza que tenga suficiente tiempo para completar el trabajo antes de la fecha límite. El historial de servicio del equipo, junto con los informes, le brinda la información que necesita para tomar decisiones comerciales más inteligentes a largo plazo. Podrá acceder a su CMMS desde dispositivos móviles, IIoT, lo que garantiza que los detalles importantes se registren de inmediato. Esto ahorra tiempo que de otro modo se gastaría en una computadora al final del día.
Figura 3. Integración CMMS con soluciones IIoT, Adaptado por, Amendola.L, 2020.
2. Beneficios del software EAM
El software EAM proporciona y analiza datos para el rendimiento de sus activos (por ejemplo, consumo de energía y depreciación de activos) para ayudarlo a tomar decisiones informadas sobre el presupuesto. Está diseñado para proporcionar datos útiles a otros departamentos además del mantenimiento, ya que rastrea los costos y las fuentes de los activos, así como las especificaciones de los equipos. También mantiene registros sobre cómo se construyeron los activos y de qué proveedor o fabricante se adquirieron. Muchos sistemas EAM monitorean de cerca las condiciones del equipo para garantizar que las organizaciones cumplan con las normas de seguridad y salud. El software de gestión de activos empresariales también tiene una gestión del ciclo de vida de los activos que ayuda a planificar actualizaciones y reemplazos de activos en función de dónde se encuentran en su ciclo de vida.
Figura 4. Integración EAM con diferentes soluciones, Amendola.L, 2017.
3. Recomendaciones
Cuando se trata del software EAM suele ser para empresas muy grande intensivas en activos porque tienen capacidades más amplias. Si sus necesidades se basan principalmente en el departamento de mantenimiento y operaciones, el software CMMS probablemente le servirá bien y se ajustará a un presupuesto más pequeño. Es importante sopesar sus opciones, ya que los precios de cada tipo de software varían.
En resumen, todo se reduce a lo que desea que logre su software. Si sus necesidades se centran en el mantenimiento y operaciones, un CMMS se ajustará mejor. Si sus necesidades se centran en empresas intensivas en activos en su conjunto, puede elegir el software EAM. Una vez que decida cuáles de estos beneficios (y más) son más importantes para usted, puede determinar qué tipo de software podría ser mejor realizando un calculo del ROI (Retorno sobre la inversión).
5. REFERENCIAS
[1] ISO 55001-2014, Asset Management
[2] ISO 55002-2018, Asset Management
[3] Amendola, L. Gestión Integral de Activos Físicos. ISBN: 978-84-935668-8-3, Editorial PMM Institute for Learning. (2015).
[4]Managing an Enterprise Asset Management – Lawson USA 2009
[5]CMMS: A Timesaving Implementation Process – Daryl Mather 2006
[6]Enterprise Asset Management – Infor EAM – 2009
[7]Maximize your EAM solution – David Berger – WMC Canadá
[8]EAM Survey –Plan Services Magazine -USA
