- Dr. Luis (Luigi) Amendola, PhD.
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- Excelência Operacional, Gestão de ativos, Inovação, Transformação digital
RESUMO
Ao longo dos anos, a realidade tecnológica na área dedicada à gestão da manutenção de ativos tem evoluído de apenas atender à etapa de Manutenção para a administração integral do ciclo de vida dos ativos, estes são os chamados Enterprise Asset Management (EAM) – CMMS (Computerized Maintenance Management System). Os EAM – CMMS permitem uma gestão adequada dos ativos físicos. Há mais de uma década, os EAM – CMMS têm evoluído à medida que as empresas foram descobrindo a necessidade e o verdadeiro valor de ter uma visão integral do seu portfólio de ativos físicos. Isso implica conseguir o uso eficiente dos recursos a nível de operações (próprios e de terceiros), gestão eficiente de todas as etapas do seu ciclo de vida, avaliação de contratados, gestão dos custos associados às atividades de operação e manutenção, gestão confiável dos principais indicadores técnico-econômicos associados à gestão de ativos físicos. O objetivo é conseguir um planejamento ótimo das atividades ao longo de todo o ciclo de vida dos ativos e provisão de recursos baseada em dados e não em suposições. Neste sentido, a necessidade e importância de contar com dados confiáveis, disponíveis e atualizados visam apoiar a tomada de decisões oportuna. Diante desta abordagem, costumam surgir perguntas que, durante minhas consultorias em mais de 25 países, as empresas de diferentes setores que desejam evoluir na gestão de seus ativos me fazem: Como saber se estamos usando plenamente o EAM-CMMS? Como saber que contamos com o EAM-CMMS adequado? Como saber qual é o EAM-CMMS que se adapta às nossas necessidades? Como saber que precisamos de um EAM-CMMS? Como saber que estamos selecionando o EAM-CMMS mais adequado? Estamos tirando o maior proveito dos nossos sistemas? Neste sentido, nestes artigos são apresentados os requisitos e aspectos críticos que toda empresa deverá cumprir para conseguir a Gestão Otimizada da manutenção de Ativos alinhada à ISO 55001, apoiada na tecnologia da informação e como as organizações podem capitalizar o uso de suas funções.
Palavras-chave: Capex; Opex; Rentabilidade; Custos; Investimento
1. INTRODUÇÃO
Há mais de uma década, os EAM – CMMS têm evoluído à medida que as empresas foram descobrindo a necessidade e o verdadeiro valor de ter uma visão integral do seu portfólio de ativos. Isso implica conseguir o uso eficiente dos recursos a nível de operação (próprios e de terceiros), gestão eficiente de todas as etapas do seu ciclo de vida, avaliação de contratados, gestão dos custos associados às atividades de operação e manutenção, gestão confiável dos principais indicadores técnico-econômicos associados à gestão de manutenção de ativos. O objetivo é conseguir um planejamento ótimo das atividades de manutenção e provisão de recursos baseado em dados e não em suposições.
Neste sentido, a necessidade e importância de contar com dados confiáveis, disponíveis e atualizados visam apoiar a tomada de decisões oportuna. Por isso, é de grande importância contar com um EAM-CMMS para a Gestão de Manutenção de Ativos. Diante desta abordagem, costumam surgir perguntas nas empresas que desejam evoluir na gestão de seus ativos: Como saber que contamos com o EAM-CMMS adequado? Como saber qual é o EAM-CMMS que se adapta às nossas necessidades? Como saber que precisamos de um EAM-CMMS? Como saber que estamos selecionando o EAM-CMMS mais adequado? Estamos tirando o maior proveito do nosso sistema? É preciso que a indústria saiba identificar os aspectos relevantes para o seu negócio quanto ao uso de um EAM-CMMS e os pontos relevantes que gerarão valor com a sua implementação.
O padrão ISO 55001, como guia das boas práticas para a gestão ótima de ativos físicos, aposta em um sistema de gestão de ativos robusto e ótimo no qual se assegure a preservação do conhecimento dos ativos, informação confiável e oportuna. Isso, para a ISO 55001, representa um aspecto importante evidenciado em seus requisitos 7.5, 7.6 Informação Requerida e Informação Documentada [1].
Neste artigo, fruto da minha experiência, o objetivo é mostrar o que realmente é um EAM-CMMS.
2. MARCO TEÓRICO
É importante considerar vários aspectos de relevância sobre os EAM – CMMS.
1. O que é um EAM (Enterprise Asset Management)
Um Sistema de Ativos Empresariais, comumente chamado EAM (do inglês – Enterprise Asset Management), fornece às empresas uma ferramenta de trabalho em tempo real para a administração de todo o ciclo de vida dos ativos e de análise de informações operacionais muito valiosas. A capacidade de análise para a tomada de decisões é ampla e a informação pode ser analisada sob distintos critérios, seja com um fim específico de cada departamento relacionado à operação e manutenção dos ativos, seja com um fim integral de eficiência na operação e resultados financeiros da gestão dos mesmos.
2. As principais características de um sistema EAM são:
- Oferece funcionalidade para administrar todo o ciclo de vida dos ativos (Projeto, Aquisição, Implantação, Manutenção, Operação, Retirada e Compromissos Residuais)
- Integração com os sistemas empresariais, contábeis, financeiros, recursos humanos, sistemas operacionais e qualquer outro sistema que troque dados dos ativos
- Fornecer uma base de dados de apoio para o Cumprimento de Normativas de operação, segurança e meio ambiente.
- Permite a Gestão Financeira e Custos dos Ativos (manutenção, peças de reposição, contratos, pessoal, custos indiretos, serviços externos, transferências, ferramentas, revisões gerais, substituições, etc.)
- Oferece ferramentas para o planejamento, programação e registro da execução da manutenção corretiva, preventiva, preditiva.
- Oferece funcionalidade para o monitoramento da operação a fim de ter os alertas respectivos de parâmetros de operação que estejam fora de faixa e que servem de base para a manutenção baseada em condição e confiabilidade.
- Ajuda na tomada de decisões a curto e longo prazo mediante o uso de Indicadores de gestão e ferramentas para a análise de estatísticas do comportamento dos ativos.
3. Os fundamentos do CMMS (Computerized Maintenance Management System)
O Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) é um software utilizado para rastrear e manter ativos e recursos na unidade de manutenção de uma organização. Ele permite que seus usuários monitorem e registrem todos e cada um dos trabalhos de manutenção, ao mesmo tempo em que mantém um registro histórico do trabalho realizado e rastreia informações críticas dos ativos para referência futura.
4. Usando um CMMS
Uma das principais forças de um CMMS é que ele é uma ferramenta de gestão de ativos proativa e dedicada. Pode gerenciar todas as atividades de manutenção reativa, preventiva, preditiva e de confiabilidade.
A maioria das soluções CMMS também oferece funções avançadas de gestão de inventário, assegurando que todas as peças de reposição e itens em estoque estejam disponíveis para reparos e serviço. Os custos de funcionamento são mais baixos e oferecem um ROI mais rápido através de uma eficiência melhorada, um menor tempo de inatividade dos ativos e uma maior esperança de vida dos ativos.
Os CMMS modernos são fáceis de implementar e os técnicos podem detectá-los com bastante rapidez. Guardam toda a informação crítica dos ativos e permitem utilizar funções avançadas de relatórios para melhorar as suas decisões de gestão de ativos, como IIoT, Big Data e Inteligência Artificial. Fornecem uma base integrada de conhecimento dos ativos com funcionalidade para armazenar todo tipo de informação e documentos, desde as fichas técnicas de ativos, estrutura de localizações, documentos de manutenção, manuais de fornecedores, plantas, cotações, documentos de compra, imagens, fotos, etc. Isso ajuda, segundo o modelo de Gestão Integral de Ativos, Amendola, 1997, 2019, a preservar o conhecimento sobre os ativos.
Figura 2. Metodologia de Implementação do Asset Management Reliability, (Amendola. L, 1996, 2019 © Copyright PMM)
Para a operação das empresas hoje em dia, o horizonte de tempo mensal, que é o dos estados financeiros, é demasiado longo para a tomada de medidas corretivas ou preventivas e não permite ser eficiente e competitivo. Por tal motivo, é necessário ter rastreabilidade e mais informações das áreas de operação do negócio, como manutenção, logística, operações, etc., para conseguir melhores análises de variáveis que impactam na rentabilidade do negócio.
Para conseguir ter visibilidade e controlar os gastos da empresa, é necessário ter a rastreabilidade das principais áreas que geram esses gastos; nas empresas industriais, as principais áreas de geração de gastos são as áreas operacionais e de manutenção. Como controlar os gastos sem ter uma ferramenta de análise da operação e da manutenção? Como poder tomar decisões a respeito se não se tem a informação disponível tanto do histórico de como se tem trabalhado e os resultados obtidos quanto do planejamento do que se vai realizar? Da mesma forma que a implementação de sistemas nos dá visibilidade das áreas principais de receitas da empresa (sistemas comerciais) e de despesas da empresa (sistemas logísticos); na área de manutenção, ter registrados todos os trabalhos e o “como” da execução nos permite ter visibilidade se estamos realizando os trabalhos eficientemente e se vamos obter os resultados desejados.
O desenvolvimento dos sistemas para as áreas operacionais e de produção das empresas deveu-se a duas necessidades principais: o controle de gastos nos ativos físicos (manutenção) e o controle da produção (planos de produção).
5. A Função de Manutenção e gestão de ativos
A função de manutenção e gestão de ativos não é e nunca foi parte da metodologia ERP, considerando que o foco principal é o controle da produção; no entanto, a gestão de ativos é uma área chave de controle, que tem impactos importantes na produção.
Os sistemas ERP, desde a sua concepção, nasceram orientados para as indústrias de manufatura, por isso suas bases não estão orientadas para que suas funções principais realizem a gestão de manutenção e menos ainda uma gestão integral dos ativos. Por isso, para as empresas de uso intensivo de ativos, as funções de um ERP são insuficientes para gerenciar seu principal foco de negócio. Essas empresas têm uma grande dependência de sua disponibilidade e melhor uso de seus ativos, tornando a função de gestão de ativos uma implicação estratégica para alcançar vantagens competitivas.
Por tal motivo, precisam complementar sua gestão com um sistema EAM-CMMS que interaja diretamente com o ERP para conseguir ter uma visão e análise de todas as áreas estratégicas de controle da empresa.
6. Qual é a necessidade da indústria em contar com um EAM (Enterprise Asset Management) – CMMS (Computerized Maintenance Management System), na Gestão de seus Ativos?
A forma de ser eficiente nas indústrias é poder controlar os custos, para isso é importante conhecer as áreas chave que impactam nos custos. A manutenção é um custo significativo nas indústrias, dependendo do tipo de indústria pode significar de 30% a 45% do custo total, o que a torna uma grande oportunidade para buscar eficiência e melhores resultados financeiros. Além disso, um aumento na disponibilidade dos ativos significa um incremento na capacidade de produção, permitindo assim melhorar o planejamento da mesma.
Entre os principais desafios que atualmente a gestão de ativos apresenta, podemos destacar:
- Automação: hoje em dia, a forma mais segura e ótima para o manejo da informação nas diferentes áreas. Os novos ativos trazem nova tecnologia e um armazenamento local de dados exportável para análise que precisa ser aproveitado e explorado para a gestão do conhecimento do ativo.
- Complexidade: junto com a quantidade e diversidade de ativos que se tem em uma empresa, soma-se a isso o fato de que estão sendo definidas para todas as indústrias políticas mais estritas e normativas de operação dos ativos, segurança, proteção do meio ambiente e saúde. Tudo isso faz com que a gestão dos ativos demande uma grande quantidade de informação de diversos aspectos.
- Conhecimento: por anos, o conhecimento da operação e manutenção dos ativos esteve concentrado nas pessoas; no entanto, este conhecimento não é transmitido de uma pessoa para outra. Um sistema integrado de gestão de ativos se torna uma grande base de conhecimento e histórico dos mesmos.
Entre as perguntas e necessidades mais comuns que as empresas têm quando estão em busca de maior eficiência operacional, temos:
- Como reduzir os custos operacionais?
- Que tipo de organização e processos deveria ter para gerenciar meus ativos?
- Que funções deveria terceirizar?
- Que informação deveria gerar para a análise dos meus ativos e como
- Como deveria operar e manter os ativos para otimizar a qualidade?
Estas interrogações e outras surgem porque a gestão de ativos requer uma mudança cultural. Estamos acostumados nas áreas operacionais a registrar tudo, seja manual ou automatizado; desde sempre se teve uma quantidade enorme de informação que é capturada, documentada, auditada; mas não é analisada integralmente, não se tem a cultura de análise da informação de maneira integral. A análise das áreas operacionais está limitada principalmente a revisar as estatísticas de falhas, parâmetros típicos de operação e custos resultantes.
Algumas deficiências de gestão que encontramos nas áreas de manutenção são:
- Comumente, gerenciam-se Ordens de Trabalho, não se gerenciam Ativos. Mantém-se um registro completo de todos os trabalhos de manutenção e atualiza-se o histórico do equipamento, mas não se analisa se o plano de manutenção está dando bons resultados para a vida útil do ativo.
- Os sistemas CMMS/GMAO ou EAM estão subutilizados, apenas se utiliza uma média de 30% da funcionalidade total focada principalmente em OTs e Custos, sem contar com a informação completa de controle de recursos, controle de materiais, planejamento de recursos em função dos planos de manutenção, etc.
- Implementou-se um sistema e não se realizou a mudança cultural. Os analistas e planejadores passam 70% do seu tempo registrando informações que, por não serem analisadas, não trazem um benefício real para a empresa, informações que com uma boa prática de análise e uma mudança na forma de trabalho se tornam determinantes para a tomada de decisões e a melhoria requerida na eficiência operacional.
- Implementou-se um sistema que não conta com a capacidade de análise e monitoramento da gestão. O trabalho a realizar para obter a informação e os cenários de análise do
sistema são pobres, por isso investe-se muito tempo para processar a informação e emitir os relatórios de gestão.
4. RECOMENDAÇÕES EAM ou CMMS
1. Benefícios do software CMMS
O software CMMS simplifica os processos de manutenção ao armazenar todos os dados em um formato digital, com suporte de IIoT. Ele dá acesso a dados completos, e as ordens de trabalho podem ser enviadas assim que os problemas são encontrados. Os trabalhos de manutenção preventiva e preditiva podem ser programados com antecedência com lembretes de ativação definidos, o que garante que você tenha tempo suficiente para concluir o trabalho antes do prazo. O histórico de serviço do equipamento, juntamente com os relatórios, fornece a informação que você precisa para tomar decisões comerciais mais inteligentes a longo prazo. Você poderá acessar seu CMMS de dispositivos móveis, IIoT, o que garante que os detalhes importantes sejam registrados imediatamente. Isso economiza tempo que de outra forma seria gasto em um computador no final do dia.
Figura 3. Integração CMMS com soluções IIoT, Adaptado por, Amendola.L, 2020.
2. Benefícios do software EAM
O software EAM fornece e analisa dados para o desempenho de seus ativos (por exemplo, consumo de energia e depreciação de ativos) para ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre o orçamento. Ele é projetado para fornecer dados úteis a outros departamentos além da manutenção, já que rastreia os custos e as fontes dos ativos, bem como as especificações dos equipamentos. Também mantém registros sobre como os ativos foram construídos e de qual fornecedor ou fabricante foram adquiridos. Muitos sistemas EAM monitoram de perto as condições do equipamento para garantir que as organizações cumpram as normas de segurança e saúde. O software de gestão de ativos empresariais também possui uma gestão do ciclo de vida dos ativos que ajuda a planejar atualizações e substituições de ativos com base em onde eles se encontram em seu ciclo de vida.
Figura 4. Integração EAM com diferentes soluções, Amendola.L, 2017.
3. Recomendações
Quando se trata do software EAM, geralmente é para empresas muito grandes e intensivas em ativos porque têm capacidades mais amplas. Se suas necessidades se baseiam principalmente no departamento de manutenção e operações, o software CMMS provavelmente o atenderá bem e se ajustará a um orçamento menor. É importante pesar suas opções, já que os preços de cada tipo de software variam.
Em resumo, tudo se resume ao que você deseja que seu software realize. Se suas necessidades se concentram na manutenção e operações, um CMMS se ajustará melhor. Se suas necessidades se concentram em empresas intensivas em ativos como um todo, você pode escolher o software EAM. Uma vez que você decida quais desses benefícios (e mais) são mais importantes para você, pode determinar qual tipo de software pode ser melhor realizando um cálculo do ROI (Retorno sobre o Investimento).
5. REFERÊNCIAS
[1] ISO 55001-2014, Asset Management
[2] ISO 55002-2018, Asset Management
[3] Amendola, L. Gestão Integral de Ativos Físicos. ISBN: 978-84-935668-8-3, Editora PMM Institute for Learning. (2015).
[4]Managing an Enterprise Asset Management – Lawson USA 2009
[5]CMMS: A Timesaving Implementation Process – Daryl Mather 2006
[6]Enterprise Asset Management – Infor EAM – 2009
[7]Maximize your EAM solution – David Berger – WMC Canadá
[8]EAM Survey –Plan Services Magazine -USA
